Datenschutzerklärung

1. Das Wichtigste in Kürze

Ihre Geschäftsdaten bleiben in Ihrer Business-Central-Umgebung. Unsere Apps senden keine Kunden-, Lieferanten-, Artikel- oder Buchungsdaten an uns. Wir erhalten nur technische Daten zur Fehleranalyse und Lizenzprüfung, gespeichert in Rechenzentren in der EU.

Verantwortlicher für die in dieser Erklärung beschriebenen Verarbeitungen ist:

Lex Digitalis GmbH
Wagnergasse 7, 84428 Buchbach, Deutschland
Geschäftsführer Andreas Niedermeier
E-Mail: datenschutz@lex-digitalis.de · Telefon: +49 8086 94 92 100

Geltungsbereich: Diese Erklärung gilt für alle Erweiterungen der Lex Digitalis GmbH für Microsoft Dynamics 365 Business Central, ob über Microsoft AppSource oder als Per-Tenant-Extension bereitgestellt. Für unsere Website gilt die Datenschutzerklärung unter lex-digitalis.de/datenschutzerklaerung.

Abgrenzung: Für die Daten, die Sie mit unseren Apps in Business Central verarbeiten, sind Sie selbst Verantwortlicher. Microsoft betreibt Business Central für Sie als Auftragsverarbeiter nach den Microsoft-Produktbedingungen. Wir sind daran nicht beteiligt.

2. Welche Daten wir verarbeiten

Fehleranalyse und Kompatibilität (Telemetrie)
Daten: Tenant-ID, Umgebungsname und -typ, App- und Business-Central-Version, Fehlercodes, Laufzeiten, Name der aufgerufenen Seite oder Funktion
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an einer stabilen App
Speicherdauer: 90 Tage

Lizenzprüfung
Daten: Tenant-ID, Umgebungsname, App-Version, Anzahl zugewiesener Benutzer
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung
Speicherdauer: Vertragslaufzeit + 3 Jahre

Vertrag und Abrechnung
Daten: Firma, Name und E-Mail der Kontaktperson, Rechnungsdaten, gebuchte Lizenzen, zuständiger Partner
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO
Speicherdauer: 10 Jahre für Buchungsbelege (§ 147 AO, § 257 HGB), sonst 3 Jahre nach Vertragsende

Support
Daten: Name, E-Mail, Telefon, Fehlerbeschreibung, Screenshots, Anhänge
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Speicherdauer: 3 Jahre nach Abschluss des Tickets

Interessenten aus AppSource
Daten: Name, E-Mail, Firma, Land, installierte App (von Microsoft übermittelt)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Beantwortung von Testanfragen
Speicherdauer: 24 Monate ohne Kontakt, dann Löschung

Wir verarbeiten keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten und treffen keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO.

3. Telemetrie im Detail

Business Central sendet für jede App technische Ereignisse an das Azure-Application-Insights-Konto, das der Hersteller in der App hinterlegt hat. Wir betreiben dieses Konto in einer EU-Region von Microsoft Azure. Microsoft gibt an, dass die Plattform dabei keine personenbezogenen oder Kundendaten überträgt.

Unsere eigenen Telemetrie-Meldungen sind im Code als „SystemMetadata“ klassifiziert. Sie enthalten keine Namen, E-Mail-Adressen, Belegnummern, Beträge oder sonstigen Inhalte aus Ihren Daten.

Einzelne Ereignisse können eine von Microsoft erzeugte, pseudonyme Benutzerkennung enthalten. Wir können diese Kennung keiner Person zuordnen und versuchen das auch nicht.

Wozu wir Telemetrie nutzen: Fehler erkennen, bevor Sie sie melden; langsame Funktionen finden; prüfen, ob die App mit neuen Business-Central-Versionen funktioniert; anonym auswerten, welche Funktionen genutzt werden.

Wozu nicht: keine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle Ihrer Mitarbeiter, keine Werbung, keine Weitergabe an Dritte zu eigenen Zwecken.

Widerspruch: Sie können der Telemetrie nach Art. 21 DSGVO jederzeit widersprechen. Unsere zusätzliche Funktions-Telemetrie lässt sich auf der Einrichtungsseite der jeweiligen App abschalten. Für die von der Business-Central-Plattform gesendeten Standardereignisse filtern wir auf Ihren Wunsch Ihre Tenant-ID aus der Auswertung heraus; eine E-Mail an datenschutz@lex-digitalis.de genügt.

4. Support, Auftragsverarbeitung und externe Dienste

Support: Bitte senden Sie uns möglichst keine echten personenbezogenen Daten, sondern Screenshots mit Testdaten oder geschwärzten Feldern. Brauchen wir zur Fehleranalyse Zugriff auf Ihre Umgebung oder eine Datenkopie, verarbeiten wir die Daten in Ihrem Auftrag. Dafür schließen wir vorher einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, den wir kostenfrei bereitstellen. Zugriffe erfolgen nur zeitlich begrenzt und nur durch namentlich benannte Mitarbeiter.

Microsoft AppSource: Installieren oder testen Sie eine App über AppSource, übermittelt Microsoft Ihre Kontaktdaten an uns, sofern Sie dem bei Microsoft zugestimmt haben. Wir nutzen diese Daten nur, um Ihre Anfrage zu beantworten und Sie zur App zu betreuen. Werbliche E-Mails senden wir nur mit Ihrer Einwilligung (§ 7 UWG).

Externe Dienste und KI-Funktionen: Einige Apps bieten optionale Funktionen, die externe Dienste aufrufen, zum Beispiel die Prüfung von USt-IdNr. über das VIES-System der EU-Kommission oder KI-Funktionen über Azure OpenAI in einer EU-Region. Diese Funktionen sind standardmäßig ausgeschaltet. Die jeweilige App-Dokumentation nennt Dienst, übermittelte Daten und Speicherort. Schalten Sie eine Funktion ein, übermittelt Business Central die Daten direkt aus Ihrer Umgebung an den Dienst; wir erhalten sie nicht.

5. Empfänger, Drittländer und Sicherheit

Microsoft Ireland Operations Ltd. (Auftragsverarbeiter)
Zweck: Azure Application Insights, Microsoft 365 (E-Mail, Support)
Speicherort: EU

Ihr Business-Central-Partner (eigener Verantwortlicher)
Zweck: Abrechnung und Betreuung, soweit Sie die App über ihn beziehen
Speicherort: EU

Steuerberater, Wirtschaftsprüfer (Berufsgeheimnisträger)
Zweck: Buchhaltung und Jahresabschluss
Speicherort: Deutschland

Drittländer: Wir speichern alle Daten in der EU. Microsoft Ireland ist eine Tochter der Microsoft Corporation (USA). Ein Zugriff aus den USA, etwa auf behördliche Anordnung, ist nicht völlig auszuschließen. Microsoft ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; damit besteht ein Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO. Zusätzlich gelten die EU-Standardvertragsklauseln und die EU Data Boundary von Microsoft.

Sicherheit: Zugriff auf Telemetrie- und Lizenzdaten haben nur Entwickler und Support-Mitarbeiter von Lex Digitalis mit Mehr-Faktor-Anmeldung. Die Übertragung ist TLS-verschlüsselt. Die App fordert in Business Central nur die Berechtigungen an, die sie für ihre Funktion braucht.

6. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Schreiben Sie dazu an datenschutz@lex-digitalis.de. Wir antworten innerhalb eines Monats, kostenfrei.

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständig für uns ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de.

7. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Apps oder die Rechtslage ändern. Die aktuelle Fassung ist in AppSource und in jeder App verlinkt. Über wesentliche Änderungen informieren wir Lizenznehmer per E-Mail.